Webshop of catalogus koppelen met AFAS

Heeft je klant gevraagd om een OCI koppeling met het inkooppakket van AFAS? Abeta heeft vaker met dit bijltje gehakt en is de grootste leverancier van koppelingen met dit platform. Onze integraties worden ontwikkeld op basis van de officiële standaarden voor AFAS OCI-koppelingen. Een OCI koppeling wordt in de markt ook wel een PunchOut koppeling genoemd. Wil je eerst weten wat de algemene techniek hierachter is? Lees dan onze pagina over de werking van een PunchOut koppeling.

Als je al weet hoe het principe werkt, lees je hieronder hoe het specifieke inkoopproces binnen AFAS is ingericht en op welke drie manieren we jouw organisatie hierop kunnen aansluiten.

#Hoe werkt het inkoopproces binnen AFAS?

Wanneer jouw klant inkoopt via AFAS, start een medewerker zelfstandig een inkooptraject binnen de vooraf vastgestelde kaders van de organisatie. Dit doen zij om grip te houden op budgetten en autorisaties.

Zodra de OCI koppeling via Abeta actief is, logt de inkoper vanuit AFAS direct in op jouw digitale assortiment. Dit kan een gekoppelde webshop of een catalogus zijn. Wanneer de inkoper de winkelwagen bevestigt, stuurt Abeta de orderdata direct als concept-inkooporder terug naar AFAS. Pas na de interne goedkeuring binnen het AFAS-systeem wordt de definitieve bestelling aan jou verzonden. Dit voorkomt fouten in de bestellingen en scheelt handmatige administratie aan beide kanten.

#Drie manieren om aan te sluiten op AFAS

Omdat elke leverancier een andere technische inrichting heeft, biedt Abeta drie verschillende oplossingen om de koppeling met de AFAS-omgeving van je klant te realiseren:

1. De Abeta Hosted Catalog: Heb je geen eigen webshop, maar wil je wel digitaal je assortiment en prijzen kunnen aanbieden aan een klant die met AFAS werkt? Met de Hosted Catalog zetten we een overzichtelijke, digitale productomgeving voor je neer.
2. Een bestaande webshop koppelen: Heb je al een webshop (zoals WooCommerce, Magento of Shopify)? Met onze webshop plugins koppelen we jouw webshop aan het AFAS-systeem van de klant.
3. De Abeta Converter: Communiceert jouw platform alleen via cXML, maar vraagt de klant specifiek om OCI? Onze converter lost dit op door de datastromen op de achtergrond automatisch om te zetten van OCI naar cXML (en andersom).

#Waar moet je op letten bij een AFAS-koppeling?

Bij een OCI-koppeling met AFAS spelen in de praktijk vaak specifieke wensen mee vanuit de Profit-inrichting van de inkoper. Zo is het AFAS-systeem erg strikt als het gaat om de datastructuur van de winkelwagen. AFAS accepteert alleen boekingen die exact de juiste ISO-coderingen voor eenheden (zoals stuks of dozen) en valuta bevatten, en stelt specifieke eisen aan artikel- en emballagecodes. De middleware van Abeta controleert en corrigeert deze codes automatisch op de achtergrond. Hierdoor sluiten jouw catalogusgegevens altijd aan op de inrichting van de klant en worden importfouten in AFAS voorkomen.

Daarnaast willen AFAS-gebruikers vaak extra klantinformatie of projectcodes meegeven vanuit de winkelwagen. De koppeling van Abeta zorgt ervoor dat deze data direct aan de juiste 'vrije velden' (custom fields) binnen AFAS Profit gekoppeld worden. Ook aan de voorkant sluit dit direct aan: zodra de OCI-sessie start vanuit AFAS (of AFAS InSite), zorgen we dat direct de juiste, klantspecifieke prijslijst voor die specifieke inkoper wordt ingeladen.

Naast de winkelwagen regelt Abeta ook de orderafhandeling. Zodra de inkooporder in AFAS Profit is goedgekeurd, stuurt het systeem een digitaal cXML-bericht. Onze middleware vangt deze orderbevestiging op en zet het bericht direct door naar jouw eigen ordersysteem. Wij stemmen de technische inrichting en het OCI-profiel rechtstreeks af met de AFAS-beheerder van de klant. Jouw organisatie heeft hier dus verder geen omkijken naar.

#Meer weten?

Wil je meer weten over hoe we jouw webshop of catalogus kunnen koppelen met AFAS? Neem contact met ons op, of kijk even bij onze producten!