Wat Is Een OCI / CXML PunchOut Koppeling?

Via PunchOut methodes kunnen bedrijven hun medewerkers vanuit hun ERP of inkooppakket in laten loggen in de webshop van een leverancier. Het ERP pakket stuurt informatie mee waardoor de medewerker automatisch wordt ingelogd in de webshop. Zodra de medewerker is ingelogd kan deze zoals gebruikelijk zijn winkelmandje vullen in de webshop. Zodra dit process klaar is wordt de inhoud niet direct afgerekend, maar teruggestuurd naar het inkooppakket. (Er is dus nog geen order geplaatst!)

In het inkooppakket vindt eerst de nodige goedkeuring plaats, zodra alle goedkeuring is gegeven stuurt het ERP pakket automatisch een orderbevestiging naar de leverancier, die vervolgens over kan gaan tot levering. Als de leverancier digitale facturen stuurt kan het ERP pakket deze vaak automatisch matchen met de inkooporder.

Een voorbeeld van de informatiestromen tussen het ERP pakket en de webshop.

In de praktijk zijn er 2 verschillende versies van PunchOut. Hoewel de werking van beide versies overeenkomen verschillen de technische implementaties.

OCI PunchOut is ontwikkeld door SAP en maakt gebruikt van de standaard HTTP POST en GET functies om de klant te laten inloggen en om de inhoud van de winkelwagen terug te sturen. Meer uitleg over de technische implementatie van OCI PO. cXML PunchOut is ontwikkeld door Ariba en stuurt cXML (commercial XML) bestanden heen en weer naar het ERP pakket om de klant in te loggen, de winkelmand terug te sturen en om orders aan te passen. Meer uitleg over de technische implementatie van cXML PO.

De implementatie die voor u het meest geschikt is, is onder meer afhankelijk van de wensen van de klant en van het inkooppakket dat de klant gebruikt. Over het algemeen kan gezegd worden dat een OCI PunchOut implementatie eenvoudiger op te zetten is dan een cXML PunchOut. In de praktijk kiezen veel leverancier voor een van de twee implementaties, en gebruiken ze een OCI to cXML converter als de klant een andere vorm van PO verwacht.

Waarom moet u PunchOut aanbieden aan uw klanten? De meeste leveranciers komen pas in aanraking met PunchOut koppelingen nadat er door klanten naar gevraagd wordt. Ook komt het steeds vaker voor dat er in tenders / aanbestedingen uitdrukkelijk gevraagd wordt naar PunchOut mogelijkheden met het bestaande ERP pakket. Klanten die een PunchOut verbinding hebben met uw webshop zij over het algemeen loyaler, bestellen vaker en betalen meestal sneller hun facturen (omdat ze binnenkomende facturen vaak makkelijk kunnen matchen met inkoopfacturen).

Inkopers van klanten die niet via PunchOut bestellen kunnen vaak zelf kiezen bij welke leveranciers ze een bestelling plaatsen. Dit betekend in de praktijk vaak dat de ene inkoper bij ‘Webshop A’ zal bestellen, terwijl een andere inkoper de voorkeur geeft aan ‘Webshop B’. Indien er gebruik gemaakt wordt van OCI koppeling wordt er vaak maar een beperkt aantal webshops weergegeven in het ERP. Hierdoor zal een klant vaker bestellingen gaan plaatsen bij dezelfde webshop.

#Meer datails

Hebben uw klanten weleens om een OCI koppeling gevraagd, maar weet u niet precies wat dat inhoudt? In dit artikel wordt uitgelegd hoe een OCI- PunchOut koppeling vanuit het perspectief van uw klanten werkt. Hopelijk krijgt u op deze manier een duidelijk beeld van wat uw klanten precies verwachten.

Zakelijke klanten willen steeds vaker inkooporders via het inkooppakket versturen. Dit zorgt voor meer controle op de uitgaven, en maakt het verwerken van facturen eenvoudiger. Om orders vanuit het inkooppakket te versturen moet nog wel de benodigde productinformatie in het inkooppakket komen te staan. Een OCI koppeling maakt het mogelijk om vanuit de webshop van de leverancier producten naar het inkooppakket te laten sturen.

Vanuit het perspectief van een zakelijke besteller werkt een OCI-koppeling zoals hieronder omschreven. (Het inkooppakket in onderstaande voorbeeld is de ProActive Spend Cloud).

#Stap 1: Selecteer een leverancier

In het inkooppakket wordt een overzicht gegeven van alle leveranciers die OCI koppelingen aanbieden. De inkoper selecteert een leverancier bij wie hij wil bestellen door deze leverancier aan te klikken.

In het inkooppakket staat een overzicht van alle OCI leveranciers.

#Stap 2: Automatisch ingelogd

De inkoper wordt automatisch ingelogd in de webshop of catalogus van de leverancier. (Er is dus geen handmatige login nodig.) De inkoper kan op de gebruikelijke manier zijn winkelmandje vullen.

Een gebruiker is automatisch ingelogd na het selecteren van de leverancier.

#Stap 3: Stuur winkelmand terug

Als de inkoper klaar is met het vullen van zijn winkelmandje worden de producten niet gelijk afgerekend. In plaats hiervan stuurt de webshop/catalogus de inkoper samen met de inhoud van het winkelmandje terug naar het inkooppakket.

In plaats van te betalen kan de winkelmand worden teruggestuurd door op de "Terug naar ERP" knop te drukken.

De productinformatie wordt overgenomen door, en weergegeven in, het inkooppakket.

#Stap 4: Aanvraag afronden

In het inkooppakket kan de besteller additionele (financiële) informatie opgeven. Zo kan bijvoorbeeld een grootboekrekening worden geselecteerd, maar ook gegevens van de ontvanger en het afleveradres worden hier ingevuld. Zodra alle verplichte velden zijn ingevuld kan de order intern verstuurd worden voor goedkeuring.

In het inkooppakket kan de orderinformatie worden aangevuld.

#Stap 5: Order goedkeuren

Elke order moet eerst binnen het inkooppakket goedgekeurd worden. Elke inkoper heeft bepaalde rechten, en op basis hiervan bepaalt het inkooppakket wie een inkooporder moet goedkeuren voordat deze naar de leverancier gestuurd mag worden. Zodra de verplichte goedkeuring is gegeven stuurt het inkooppakket automatisch de order naar de leverancier.

#Stap 6: Orderontvangst door leverancier

De leverancier ontvangt de orderbevestiging die door het inkooppakket is verstuurd. Dit is het moment dat de order daadwerkelijk bevestigd is, en de leverancier kan overgaan tot levering. Afhankelijk van het inkooppakket kan de order als PDF of Word bestand via de mail verstuurd worden, of als (c)XML bestand via HTTP(S) of (S)FTP worden afgeleverd.

#Stap 7: Registreer ontvangst

Zodra de inkopende partij de bestelling heeft ontvangen wordt deze als "geleverd" in het inkooppakket geregistreerd. Op deze manier kan de inkopende partij makkelijk bijhouden welke inkopen wel of niet zijn geleverd.

#Stap 8: Koppel factuur

Als er een factuur wordt verstuurd door de leverancier kan deze aan een inkooporder worden gekoppeld. Hierdoor kunnen facturen sneller goedgekeurd worden; er was immers al goedkeuring voor de orderaanvraag.